ช่วงต้นปี 2564 ที่โรคโควิด-19 กลับมาแพร่ระบาดระลอกใหม่อีกครั้งนี้ ทำให้หลายบริษัทมีการปรับเปลี่ยนนโยบายและสถานที่ทำงานเป็นแบบ work from home เพื่อลดความเสี่ยงในการติดเชื้อ โดยอาศัยช่องทางออนไลน์ในการประชุม วางแผน หรือประสานงานแทนมาพบปะกันที่ออฟฟิศ “เปิดโลกดิจิตอล” จึงขอนำเสนอสิ่งที่จะเข้ามาอำนวยความสะดวก ช่วยบริหารจัดระบบการทำงานต่างๆ นั่นก็คือ แอพพลิเคชั่น Trello (เทรลโล)
Trello คือ เครื่องมือบริหารจัดการแผนงาน คุณสามารถกำหนดแผนการ จัดลำดับความสำคัญ และติดตามความคืบหน้าของงานที่ทำอยู่ได้ เพื่อไม่ให้เกิดการตกหล่นหรือพลาดขั้นตอนสำคัญใดไป หน้าแอพฯ แสดงผลในรูปแบบรายการที่เข้าใจง่าย ฟังก์ชั่นใช้งานไม่ยุ่งยาก หากใช้งานแบบออฟไลน์สามารถซิงค์ข้อมูลอัตโนมัติทันทีเมื่อเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตอีกครั้ง
การใช้งาน แบ่งฟังก์ชั่นสำคัญออกเป็น
- กระดาน (board) เริ่มต้นใช้งานด้วยการสร้างห้องหรือหัวข้อหลักของงานที่คุณจะทำ
- รายการ (list) ในกระดานนั้นสามารถแบ่งเป็นประเภทต่างๆ เพื่อช่วยให้การทำงานเป็นไปตามขั้นตอน เช่น งานที่ต้องทำ งานที่กำลังทำอยู่ หรืองานที่เสร็จสิ้นแล้ว และยังกำหนดได้ว่าเป็นงานเดี่ยวหรือแบบทีม โดยสามารถเชิญสมาชิกเข้าร่วมเพื่อมอบหมายและทำงานร่วมกัน
- การ์ด (card) รายละเอียดงานที่ต้องทำ สามารถเพิ่มคำอธิบาย ใส่ป้ายชื่อและแถบสี (label) เพื่อแบ่งประเภทหรือหมวดหมู่ วันครบกำหนดที่ต้องปิดงาน (due date) สามารถตั้งแจ้งเตือนก่อนถึงวันที่กำหนดได้ รายการที่ต้องตรวจสอบ (checklist) ว่างานที่ทำนั้นเสร็จสมบูรณ์หรือตกหล่นส่วนใดไป การแนบไฟล์ (attachment) อัพโหลดภาพ ลิงก์ หรือไฟล์จากอุปกรณ์, Google Drive และ Dropbox ได้
ขอยกตัวอย่างการทำงาน เช่น ตั้งกระดานหัวข้อโครงการรักการอ่าน แยกรายการออกเป็นงานต้องทำและงานเสร็จสิ้น รายการงานที่ต้องทำ คือการ์ดใบที่ 1 ติดต่อวิทยากร (รายละเอียด สมาชิกคุณบีเป็นผู้รับผิดชอบประสานงาน วันครบกำหนด 20 กุมภาพันธ์) การ์ดใบที่ 2 จัดเตรียมสถานที่ รายการงานที่เสร็จสิ้นแล้ว คือ การ์ดใบที่ 1 ส่งข้อมูลประชาสัมพันธ์ทางอีเมล เป็นต้น
แอพพลิเคชั่น Trello สามารถดาวน์โหลดใช้งานได้ฟรีทั้งระบบ Andriod และ iOS หรือจะล็อกอินผ่านเว็บไซต์ก็ได้
ศึกษาหรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม:
https://www.facebook.com/trelloapp/
คอลัมน์: เปิดโลกดิจิตอล
เรื่อง: กรินทร์
){kind=link}